Pe scurt
- Obligațiile de accesibilitate ale unui site public se aplică și documentelor de birou (PDF, DOCX) publicate după 23 septembrie 2018.
- Un PDF scanat este o imagine: cititoarele de ecran nu îl pot citi.
- Soluția: PDF etichetat, exportat din documentul editabil cu stiluri de titlu, text alternativ și ordine corectă de citire — sau, mai bine, conținutul direct în HTML.
Ce cere legea pentru documente
OUG 112/2018 se aplică întregului conținut al site-ului, inclusiv fișierelor de birou descărcabile. Singura excepție privește documentele publicate înainte de 23 septembrie 2018, și doar dacă nu sunt necesare pentru procese administrative active (de exemplu, un formular care se folosește și azi nu este exceptat, oricât de vechi ar fi).
Documentele trebuie să respecte aceleași principii WCAG ca paginile web: text real, structură (titluri, liste, tabele), text alternativ pentru imagini, ordine logică de citire, limba documentului, contrast.
De ce PDF-urile scanate sunt cea mai mare problemă
O hotărâre de consiliu tipărită, semnată și scanată devine o fotografie a unui text. Pentru un utilizator nevăzător, documentul este gol. Nu poate fi căutat, mărit fără pierderea calității sau citit pe telefon. Dacă instituția publică zilnic astfel de documente, site-ul devine inaccesibil chiar dacă paginile HTML sunt perfecte.
Cum creați un PDF accesibil: 7 pași
- Folosiți stilurile de titlu (Titlu 1, Titlu 2) în loc de text mărit și îngroșat manual.
- Folosiți liste reale (butonul de listă), nu cratime scrise de mână.
- Construiți tabele simple, cu rândul de antet marcat ca antet; evitați celulele îmbinate.
- Adăugați text alternativ imaginilor și graficelor (clic dreapta → Editare text alternativ).
- Setați limba documentului la română și completați titlul documentului în proprietăți.
- Exportați ca PDF etichetat: în Word, „Salvare ca → PDF → Opțiuni → Etichete structură document pentru accesibilitate”; în LibreOffice, „Export ca PDF → PDF etichetat (tagged)”.
- Verificați cu verificatorul de accesibilitate din Word sau Acrobat, ori cu un instrument gratuit precum PAC (PDF Accessibility Checker).
Cititorul de ecran spune: „imagine” — și atât.
Nu se poate selecta, căuta sau mări textul.
Document: imagine scanată Text recunoscut: — Etichete structură: — Limba: —
Cititorul de ecran spune: „Titlu nivel 1, Hotărârea nr. 45/2026 privind…” și citește textul în ordine.
Document: PDF etichetat Titluri: H1, H2 · Liste · Tabele cu antet Text alternativ: da · Limba: ro-RO
Alternativa mai bună: conținutul direct în pagină
Pentru informațiile importante — program, taxe, pași pentru o cerere — publicați conținutul ca pagină HTML, iar PDF-ul doar ca variantă descărcabilă. HTML-ul se adaptează pe telefon, se mărește, se traduce și este indexat mai bine de Google.
Formularele PDF
Un formular PDF „de completat de mână” obligă cetățeanul să îl tipărească. Fie îl transformați într-un formular online accesibil, fie creați un PDF cu câmpuri interactive etichetate. Formularele care se folosesc și azi trebuie să fie accesibile indiferent de data publicării.
Ce faceți cu arhiva de documente vechi
- Documentele publicate înainte de 23 septembrie 2018 și care nu mai sunt folosite pot rămâne așa — menționați excepția în declarația de accesibilitate.
- Pentru documentele vechi încă folosite, prioritizați după frecvența accesării.
- Oferiți, la cerere, o versiune accesibilă a oricărui document — prin mecanismul de feedback.
Checklist pentru fiecare document publicat
Întrebări frecvente
Da. OUG 112/2018 se aplică și fișierelor de birou publicate pe site. Excepție fac doar documentele publicate înainte de 23 septembrie 2018 care nu sunt necesare pentru procese administrative active.
Un PDF scanat nu este accesibil, pentru că este o imagine. Publicați versiunea generată din documentul editabil, eventual alături de cea scanată, sau aplicați recunoaștere optică a textului (OCR) și verificați rezultatul.
Încercați să selectați textul, verificați panoul de etichete și rulați verificatorul de accesibilitate din Word sau Acrobat ori instrumentul gratuit PAC (PDF Accessibility Checker).
Ghidul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Denumirile opțiunilor din Word și LibreOffice pot varia în funcție de versiune.